Webinar günümüzde bir pazarlama ve iş geliştirme aracı olarak sıklıkla kullanılıyor. Özellikle pandeminin etkileri arasında yer alan online iletişim kanallarının kullanım sıklığı webinarların sayısını da artırdı. Webinarlar uzaktan çalışma sistemi için epey önem arz ediyor. Webinar yapmadan önce dikkat edilmesi gerekenleri konuşmadan önce gelin webinarın ne olduğuna bir göz atalım.

Webinar Nedir?

Webinar; herkesin internet üzerinden erişebileceği, online ve interaktif seminerlerdir. Genellikle bir sunucu veya moderatör eşliğinde gerçekleşen webinarlarda en az bir adet konuk veya ikinci bir sunucu olur. Bir konu üzerine konuşulur veya sunum yapılır. Web semineri, sunum yapan kişinin görüntüsünü içeren bir videoyu, slayt gösterilerini veya daha farklı görsel öğeleri içerebilir. Genellikle soru-cevap ile ilerlenebilen webinarları offline olarak panel, sunum ve forum karışımı bir etkinlik olarak düşünebilirsiniz.

Webinar Yapmadan Önce Nelere Dikkat edilmeli?

Günümüzde oldukça popüler ve etkili olan webinarları eğer ilginiz ve isteğiniz varsa siz de rahatlıkla organize edebilirsiniz. Ancak webinar tasarlamak veya sunmak için önden bazı hazırlıklar yapmak gerekir. Gelin o hazırlıkların neler olabileceğine birlikte bakalım.

Doğru İletişim Bilgileri İsteyin

Bir webinara katılmadan önce webinar için kayıt olmanız ve gerekli iletişim bilgilerinizi de iletmeniz gerekir. Eğer siz de bir webinar düzenleyecekseniz bunun ilk aşaması katılımcıları bir araya getirmek ve onlardan iletişim bilgisi almaktır. Bu sizin için oldukça önemli bir data olacaktır. Dolayısı ile işinize yarayacağına inandığınız bilgileri (bıktırmamak için gereksiz bilgileri eleyerek) istemek oldukça önemlidir.

Webinarınız için iletişim bilgisi bırakan kişiler muhtemelen sizin potansiyel iş ortaklarınız, müşterileriniz veya işiniz ile ilgilenen kişilerdir. Bu datayı iyi bir şekilde saklamalı ve korumalısınız. Webinarın bitiminde de doğru şekilde bir iletişim ile bu kişilerden işiniz için faydalanabilir ve işinizi daha yüksek bir seviyeye taşıyabilirsiniz. Bu sebeple potansiyel katılımcılarınızdan  doğru bilgileri doğru şekilde istemek ilerisi için harika bir yatırım olacaktır.

Hedef Kitlenizi Tanıyın

Katılımcılarınızdan doğru iletişim bilgileri istemek bu noktada da işinize yarayacak. Zira kime hitap edeceğinizi bilmek oldukça büyük bir önem arz ediyor. Örneğin webinarınızın konusuna göre değişmekle birlikte katılımcılarınızın ağırlıklı olarak yönetici olacağını önceden bildiğinizde içeriğinize buna yönelik eklemeler yapabilirsiniz.

Webinarınızda ağırlıklı olarak hangi meslek grubundan katılımcılar varsa buna yönelik de ayrıca bir ekleme yapabilir, hedef kitle izin ilgisini çekecek içeriği hazırlayabilirsiniz. Ya da içeriğinizde minik düzenlemeler yaparak hitap şeklinizi değiştirmek isteyebilirsiniz. Yani öncelikli olarak hedef kitlenizi ve onların amaçlarını bilmek sizin oldukça işinize yarayacaktır.

Yayın Platformunu Doğru Seçin

Eğer katılımcılarınıza teknik sıkıntılarla dolu bir deneyim yaşatırsanız, katılımcılarınız için bu oldukça talihsiz ve akılda kalıcı bir deneyim olacaktır. Dolayısıyla, web semineri platformu, her web semineri bölümünün başarılı olmasını sağlamada çok önemli bir unsurdur. Bir platform seçerken, her birinin artılarını ve eksilerini göz önünde bulundurmalısınız.

Vedubox ile kesintisiz ve kaliteli bir video konferans deneyimi yaşayabilirsiniz. Video Konferans Sistemini tak çalıştır USB Logitech Kamera, Ortam Mikrofon ve Hoparlör setleri ile kullanabilirsiniz. Logitech ürünlerini ise Vedubox’tan temin edebilirsiniz.

İçeriğe ve Konulara Odaklanın

Bir webinarın en önemli özelliği işlediği konular ve içeriğidir. Geri kalan her şeyi yan ürün gibi düşünebilirsiniz. Dolayısıyla en çok önem vermeniz gereken şey, konuları iyi seçmek ve konuların ilginç olduğundan emin olmak. İlginç derken hiç konuşulmamış bir konu bulmanızdan değil, güncel ve katılımcıların dikkat çekeceği bir konu bulmanızdan bahsediyoruz.

İnsanlar öğrenmek için web seminerlerine katılır. Bu yüzden ilginç buldukları konuları sunduğunuzdan emin olmalısınız. Hedeflerinizden biri, otoritenizi bir bilgi kaynağı olarak göstermektir.

Sunucu ve Konuk Seçimini Doğru Yapın

Webinarı kimin yönettiği önemli. Ayrıca konunuza uygun olarak kimleri konuk ettiğiniz de bir o kadar büyük önem taşıyor. Webinarınızın türüne karar verdikten sonra (Panel, QA, Röportaj) buna uygun konuk veya konuklar davet edin. Katılımcılarınızın tanıdığı veya seveceği birileri size mutlaka artı puan kazandırır.

Kendinizi Test Etmeyi Unutmayın

İnsanların hatırlayacağı yüksek kaliteli bir web semineri sunacak donanıma sahip olduğunuzdan emin olun. Bunu yapmanın en iyi yolu, ses ve video kayıt cihazınızdan başlayarak kullanmak istediğiniz her bir özelliği içeren bir test web semineri oluşturmaktır.

Ayrıntılı bir plana sahip olmanıza gerek yok. Sadece bir test klibi kaydedin ve sesiniz, video kaliteniz veya kitlenizin fark edeceği detaylarla ilgili olarak birinin fikrini isteyin. Belirli bir web semineri platformunu kullanıyorsanız sunduğu tüm yararlı özellikleri keşfedin ve sunumunuzu zenginleştirecek tüm özelliklerden yararlanmaya çalışın.

Her Şeyi Belgeleyin

Bu harika pazarlama aracının tüm avantajlarından yararlanmak için düzinelerce ve hatta yüzlerce web semineri hazırlamanız gerekebilir. Bu nedenle tüm süreci belgelemenizde fayda var. Bunu yapmak, gelecekte web semineri üretiminizi kolaylaştıracaktır.

Konuların, konuşmacıların ve tarihlerin takip edildiği ve haftalar önceden planlandığı bir editöryal takvim oluşturun. Ayrıca, web seminerinizin her aşaması için her görevin ve yapılacakların bir listesini yapın ki hiçbir şey unutulmasın.

Webinar için Bir Landing Page Oluşturmayı Unutmayın

Semineriniz için bir ‘landing page’ yani açılış sayfası oluşturmayı unutmayın. Bekleme sürecinde ve seminer molalarında üzerinde önemli bilgilerin yer aldığı bir açılış sayfası oluşturmanız gerekir.

Açılış sayfasında mutlaka konuşulacak konu başlıkları, seminerin ana başlığı, sunucu ve katılımcılar, tarih, saat gibi faktörler yer almalıdır. Bu sayfayı webinardan önce yapacağınız tanıtımlarda da mutlaka kullanın, yaptığınız paylaşım ve davetlerde insanları bu sayfaya yönlendirin. Hatta webinarınız için bir blog yazısı oluşturup katılımcılara ayrıntılı bilgi verebilir bu blog postunun linkini de yönlendirmeli olarak açılış sayfasına ekleyebilirsiniz.

Sosyal Medyadan Sonuna Kadar Faydalanın

Günümüzde herhangi bir etkinliğin sosyal medyadan duyurulmaması zaten pek mümkün değil. Etkinliğine yeni katılımcılar çekmek isteyen herkesin, mutlaka sosyal medyayı bir araç olarak kullanmasında fayda var. Zira içinde bulunduğumuz dönemde herkes ve tüm markalar sosyal medyada. Bu nedenle kitlenize en uygun şekilde erişebileceğiniz yerlerden biri de sosyal medya. Ancak bunu doğru yapıyor musunuz?

Sosyal medyada webinarınızı duyururken, hashtag’lerin gücünden mutlaka faydalanmalısınız. Markalı bir hashtag, web semineriniz sırasında bir etkileşim aracı olarak da kullanılabilir. Örneğin, izleyicilerin belirli bir hashtag kullanarak tweet atmasını gerektiren bir yarışma düzenleyebilirsiniz. Veya webinar esnasında webinar ile ilgili paylaşım yapanlar arasında gerçekleşecek bir çekiliş ile çeşitli hediyeler verebilirsiniz. Bu hediyeler sponsorluk yaptığınız diğer markalar ile de ortak olabilir. Böylece siz de sponsor ararken bunu göz ardı etmemiş ve kullanmış olursunuz.

Daha basit bir strateji olarak katılımcıları soru sorarken veya web seminerini tartışırken hashtag’inizi kullanmaya teşvik edebilirsiniz. Bu strateji yalnızca kitlenin katılım duygusunu artırmakla kalmayacak, aynı zamanda markanızın sosyal erişimini daha da genişletecek ve sonuç olarak size veya markanızı daha fazla insana tanıtacak.

Rahat Olun, Panik Yapmayın

Her zaman olduğu gibi rahat olmak ve panik olmamak size avantaj sağlayacaktır. Tüm testlerinizi yaptıysanız, içeriğinize güveniyorsanız ve teknik problem yaratabilecek şeyleri de önceden kontrol ettiyseniz yapabileceğiniz başka bir şey kalmamış demektir. Bu durumda yapmanız gereken tek şey sakin olmak ve önceden oluşturmuş olduğunuz programa uygun hareket etmek.