Dijital dönüşüm son yıllarda kendisini büyük bir hızla birçok farklı alanda hissettirmeye başlamıştı. Bunun üzerine 2020’nin başından itibaren bütün dünyaya yayılan pandemi süreci, dijital dönüşümün hızlanması veya en azından öneminin anlaşılması konusunda öğretici bir süreç oldu. Pandemi süreci; hayatımızda hali hazırda konuşulan ve uygulanan ancak toplumun genelinin ön yargılı yaklaştığı veya geçiş konusunda sıkıntı yaşadığı online eğitim, uzaktan çalışma, online toplantı gibi kavramları hayatımızın neredeyse merkezine soktu.

Pandemi sürecinin getirdiği hızlı dönüşümlerden birisi olan online eğitim, son yıllarda oldukça sık uygulanan pratik bir sistem olsa da, örgün eğitim için devletin ve resmi yapıların seçtiği bir yöntem değildi. Fakat sürecin getirdiği zorlu şartlar nedeniyle online eğitim pek çok ülkede örgün eğitim için uygulandı ve uygulanmaya da devam ediyor. Bu durum elbette her yaştan insanın online eğitimin ciddiyetine yönelik bakış açısını değiştirdi. Virüs ile ilgili sıkıntı tümden çözüldüğünde ve eski eğitim yöntemine tamamen dönüldüğünde herhangi birinin online bir kurs almaya eskisi kadar şüpheci yaklaşma ihtimali çok zayıf.

Online eğitim sürecinin haricinde bir diğer önemli konu ise uzaktan çalışma. Uzaktan çalışmak genelde küçük şirketlerin veya start-up’ların uyguladığı bir sistemdi. Sanal veya paylaşımlı ofis dediğimiz, günlük veya istenildiği kadar kiralanabilen ofisler aracılığı ile toplantı ihtiyaçlarını karşılayan işletmeler, geri kalan günlerde elemanlarının evlerinden veya istedikleri yerden çalışmasına izin veriyorlardı. Fakat pandemiden sonra durum değişti. Global firmalar, ajanslar, markalar gibi pek çok iş yeri evden çalışmaya veya uzaktan çalışma sistemine geçti. Bunlardan bazıları pandemi sürecinde bu çalışma sistemini kalıcı hale getirdiklerini duyururken, bazı işyerleri ise kademeli olarak işe döndüklerini açıkladı. Kademeli olarak işe dönüş yapan büyük şirketler çalışanlarını tüm ay boyunca haftanın beş günü  ofise çağırmak yerine, ofise gelen kişi sayısını azaltarak ofise gelme günlerini ve saatlerini düşürdüler. Tüm bu değişiklikler hem işverenler hem de çalışanlar için uzaktan da işlerin yürütülebildiğinin bir göstergesi oldu. Dolayısı ile bundan sonrası için farklı ve mümkün olduğunca çalışma sistemleri ile karşılaşacağız.

Uzaktan çalışmak, çalıştığınız yerin ofisine gitmemek veya çalıştığınız yerin devamlı kullandığı bir ofisinin olmaması anlamına gelir. Bu da yoğun bir online tempo ile işlerden haberdar olmayı gerektirir. Zaman zaman ekibiniz ile bir araya gelmek için belli mekanlar kullanabilirsiniz. Bu buluşmalar ihtiyaç sıklığına, kişi sayısına veya ciddiyete göre değişir. Toplantılarınız için paylaşımlı ofisleri veya size sessiz sakin bir ortam sağlayacak kafeleri kullanabilirsiniz. Zaten rutin toplantılarınızın çok büyük bir kısmı genelde online olarak gerçekleşecektir. Bunun içinse sanal ofis hizmeti alabilirsiniz. Yüz yüze görüşülmesi gereken konular olabileceği gibi ekibin kaynaşması ve birbirini tanıması için de ekibi nadiren bir araya getirmek güzel sonuçlar doğurabilir. Bu buluşmaların ihtiyaç sıklığı tamamen yapılan işe, işin yöneticilerine ve çalışanların performanslarına göre değişebilir.

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, bir firmaya geleneksel bir ofise sahip olmadan herhangi bir hizmet, alan veya teknoloji kombinasyonu sağlar. Personelin işlerini yapmak için kullandığı tüm teknolojileri kapsar. Yani paylaşımlı bir ofiste toplantı düzenlemek de sanal ofis kavramı içerisinde değerlendirilebilirken, online olarak bir iş yerinin tüm hizmetlerini karşılayan bir sistem de sanal ofis hizmeti olarak adlandırılabilir. İş yeri dijital hale geldikçe, tüm iş gücü ve üst yönetim birçok yeni ve etkili yolla iletişim kurabilir ve iş birliği yapabilir. Bu dijital iş gücü, üretken iş ilişkilerini doğal çalışma gruplarının ötesinde birleştirebilir, kuruluş genelinde bilgi paylaşımına olanak tanır.

Sanal ofisler; değişen, dönüşen ve en önemlisi dijitalleşen dünyada yeni dijital stratejiler geliştirerek dijital ortamdaki iş yeri iletişim engellerini ortadan kaldırmaya çalışıyor. Bu noktada çalışan verimliliğini de artırmayı hedefleyen sanal ofisler zaman-mekan kolaylığı sağlamanın yanı sıra yepyeni ve dijital bir çalışma sistemi çağına da uyum sağlıyor. Sanal ofisler için işyerlerinin doğal evrimi diyebiliriz. Sanal veya dijital iş yerleri artık birçok sektörde geniş bir proje yelpazesini yönlendirirken, konsept hala gelişiyor.

Sanal ofis, esneklik sağlasa da, işinizi başarıya hazırlayacak doğru araçlara, kaynaklara ve süreçlere sahip değilseniz sanal ofis hayal kırıklığına neden olabilir. Örneğin Vedubox bu noktada toplantı yönetiminden pazarlamaya, eğitim ve ürün-kampanya yönetimine kadar birçok katma değerli özelliği bir arada sunuyor.

Son yıllarda sanal ofislerin  hızlanan ve gelişen ivmesini yani büyük resme bakacak olursak değişen çalışma ve ofis düzenini şu üç trendin gelişimi ile ilişkilendirebiliriz:

Yaşlanan İş gücü: Baby boomers nesli emekli olmaya devam ediyor ve bilgiyle birlikte tecrübeyi de götürüyorlar. Onların deneyimleri gelecekteki profesyoneller için iyi bir temel niteliğinde ve de oldukça önemli.

Bilgi bombardımanı: Aslında ‘Büyük Veri’den bahsediyoruz. Bilgi katlanarak artmaya devam ederken, birçok işletme ve çalışan ihtiyaç duydukları şeyi ihtiyaç duydukları anda bulmakta zorlanıyor.

Hız ihtiyacı:  Günümüzün hızlı tempolu çalışma ortamı çalışanların işlerini hızlı halletmelerini sağlayacak en hızlı altyapıya ve hızlı çalışmalarını sağlayacak işbirliklerine ihtiyaç duyuyor.

Sanal Ofis Kurarken Nelere Dikkat Edilmeli?

Sanal ofis, küçük işletmeniz için genel giderlerden tasarruf ederken karı artırıp erişim alanını genişletmeniz için harika bir yol olabilir. Online olduğu için, sanal ofis, her yerde iş yapmanıza olanak tanır. Sanal ofis kurarken dikkat edilmesi gereken bazı şeyler ve unutulmaması gereken bazı aşamalar vardır. Gelin onları birlikte inceleyelim.

Stratejinizi Belirleyin

Sanal olarak çalışıyor olsanız bile, stratejinizi belirlemenize ve işinizin tüm ihtiyaçlarını keşfetmenize yardımcı olacak bir iş planına ihtiyacınız olduğunu unutmamalısınız. Her işte olduğu gibi burada da iyi bir stratejiye ve iş planına ihtiyacınız var.

Çalışma Alanınızı Oluşturun

Sanal bir ofisiniz olabilir ancak sizin fiziki olarak çalışmanız gerekecek. Bunun için nereyi tercih edeceğinize karar vermelisiniz. Doğru kuruluma sahip değilseniz, konsantre olmak ve üretken olmak zor olabilir. Bir ev ofisinin yanı sıra, ortak çalışma alanları daha yaygın hale geliyor. Bu alanlar, bağımsız olarak veya küçük ekipler halinde çalışanlar için bir ofis işlevi görüyor. Eğer evinizde çalışmak istiyorsanız da buna uygun bir alan yaratmanız önemli.

Kaynak Belirleme

Gerçek bir ofis için kullanacağınız kaynakları belirlediğiniz gibi, sanal ofisiniz için de kaynak belirlemeniz gerekli. Ne mi kast ediyoruz? Ekibinizle mesajlaşacağınız uygulamayı belirlemek, online toplantılarınızı gerçekleştireceğiniz bir alan bulmak, ofline görüşmeler olacaksa onlar için alternatif düşünmek gibi pek çok farklı kaynak belirlemeniz gerekmekte.

Ayrıca işiniz için kullanmanız gereken farklı kaynaklar var ise (Asana, Buffer, Mailchmip vb) bunların planlarını ve bütçelerini de çıkarmalısınız.

Bir İşletme Adresi Bulun

Bir İşletme Adresi ayarlayın Fiziksel bir iş adresine sahip olmak, sanal bir girişimci olarak güvenilirlik oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Bu sebeple iş yeri olarak gösterebileceğiniz bir adres bulmak sizin için iyi olabilir.

İşletmenizi Seçin

Sanal ofisiniz olsa bile ne tür bir şirket olduğunuz önemli. Şahıs şirketi mi olmak istiyorsunuz, limited şirket mi olmak istiyorsunuz öncelikle şirketinizin türüne karar vermeniz gerekiyor. Yani yasal olarak bir şirket kurmanız gerekiyor. Böylece işlerinizi resmileştirebilir ve vergilendirebilirsiniz.