Bir uzaktan çalışma rehberi hazırlamak istedik, çünkü dijitalleşen dünyada uzaktan çalışma, neredeyse her sektörün bir parçası haline geldi. Bazı şirketler, çalışanlarını bir zorunluluk olarak ofislerden evlerine taşısa da, uzun zamandır uzaktan çalışma ya da hibrit çalışma modellerine doğru hızlı bir hareketlilik var.
İş dünyasında uzaktan çalışmaya geçiş yapmanın sayısız avantajı bulunuyor. Özellikle yöneticiler için iş süreçlerini kontrol etme ve yönetme açısından birçok kolaylık da sunuyor.
- Google Workplace Analytics’in yaptığı bir araştırmaya göre evden çalışanların sayısı 2015 yılından bu yana %140 arttı.
- CoSo Cloud bir çalışmasında ise uzaktan çalışanların %77’sinin evden çalışırken daha üretken olduklarını söylüyor.
- Tecla’nın yaptığı bir araştırmaya göre, yöneticilerin %85’i uzaktan çalışan ekiplere sahip olmanın yeni bir norm haline geleceğine inanıyor.
Covid-19 pandemisi ile beraber ülkemizde ve dünyada birçok işletme uzaktan çalışmaya geçiş yaptı. Uzaktan çalışmanın size, ekibinize ve işletmenize sağlayacağı faydalar tahmin ettiğimizden çok daha fazla.
Verimli uzaktan çalışma için pratik ipuçları
Uzaktan çalışma rehberi için önce pratik ipuçlarına göz atın.
Bu faydaları daha da artırmak ve uzaktan çalışma sistemini sizin için çalışabilir bir yönteme dönüştürmek için ufak dokunuşlar bile büyük fark yaratacak. Uzaktan çalışan ekibinizle olan iletişiminizden kullandığınız teknolojilere kadar, pek çok detay ile uzaktan çalışmadan aldığınız verimi katlayabilirsiniz.
Bunlar arasında en önemlilerine birlikte bakalım:
Açık ve net iletişim kurun
Pandemi başladığından bu yana uzaktan çalışma neredeyse tüm sektörlerde yaygın hale geldi. Uzaktan çalışma sürecinde iletişimin önemi ve işletme üzerinde etkisi çok büyük. İletişimin yüz yüze olmayışının mesajların net iletilmemesi üzerinde de etkisi olduğunu söyleyebiliriz. Bu yüzden iletişim esnasında karşınızdakini anlamak ve kendinizi doğru ifade etmek çok önemli.
Haberleşme ve iletişim döngüsünün birlikte çalıştığınız bütün ekip tarafından net bir şekilde anlaşıldığından emin olmanız gerekir. Ekibinizin görevleri ve sorumlulukları söz konusu olduğunda iyi, açık ve net iletişim çok önemlidir.
Özellikle uzaktan çalışanların mevcut, yeni veya potansiyel görevleri konusunda onlardan beklentinizi anladığından emin olmalısınız. Bunun için interaktif bir sistem üzerinden haberleşmek, özellikle acil durumlarda yalnızca yazılı iletişimle kalmamak faydalı olabilir.
Düzenli toplantı alın
Güne ve haftaya düzenli toplantılar yaparak başlamak ekibinizi ve sizi pozitif yönde en çok etkileyen motivasyon kaynağıdır diyebiliriz. Motivasyonu düzenli bir şekilde görüntülü toplantılar yaparak sağlamak herkesin çalışma sürecine hakim olarak çalışmasına yardımcı olur.
Düzenli toplantılar aynı zamanda kurum içi etkileşimi artırır. Herkesin günü ve haftayı programlamasını ve görevlere odaklanmasını sağlamasının yanı sıra iş motivasyonu sağlandığından dikkat dağınıklığı sorununu da en aza indirmeye yardımcı olur.
Burada dikkat edilmesi gereken düzenli toplantıların çok uzun zaman almaması olacak. Her gün ya da her hafta uzun süreyi toplantıda geçiren ekibiniz, kendi gününü organize etmekte zorlanabilir. Kısa görüşmeler, ekip toplantıları, önemli başlıklar için ortak tartışmalar için ihtiyacınız olandan fazla zaman harcamak, ekibiniz için yorucu olur ve zaman kaybına yol açar.
Hedeflere stratejik yaklaşın
Sonuçlar, bir takım eylemler sayesinde şekillenir. Ekibiniz ve sizin için, özellikle uzaktan çalışma koşullarında, bu eylemleri stratejik yaklaşımlarla verimli bir şekilde harekete geçirmeniz sizi istenen sonuca yaklaştırırken iş disiplinini de sağlar. Aksi halde hiçbir eylem olumlu sonuç vermez ve sizi hedeflerinize giden yoldan uzaklaştırır.
Hedefler ve stratejiler aynı değildir. Hedefler kurumunuzun gitmek istediği yeri, stratejiler ise kurumunuzun oraya nasıl gideceğini tanımlar. Eylemlerinizi, belirlediğiniz hedeflere giden stratejik yaklaşımlarla şekillendirin.
Strateji, uzaktan çalışan ekibin bir arada iş yapmasını kolaylaştırır. Ekibin tüm üyeleri, büyük resmi daha net görerek parçası oldukları hedef için daha etkili iş çıkarabilirler.
Çalışan memnuniyetini önemseyin
Çalışanların memnuniyeti, işinizin kaliteli yapılması anlamına gelir. Ekibiniz sizinle çalışmaktan ne kadar mutluysa iş sürecini o kadar verimli ve kaliteli hale getirir. Onların mutluluğu işini daha çok severek çalışmalarını sağlar, bu da işletmenize daha çok şey katar.
Ekibinizi memnun ederseniz uzun vadede kazanç elde edebilirsiniz. Çalışanlarınızı memnuniyetinin devamlılığını sağlamak adına etkinlikler, eğitimler, konferanslar, ekipman destekleri, koçluk oturumları gibi birçok şey temin edin. Bu sayede mükemmel bir ekiple mükemmel bir çalışma ortamı oluşturmuş olursunuz.
Herkesi bir araya toplamanın mümkün olmadığı çalışma koşullarında online eğitimlerle doğrudan işe yönelik değil, çalışanlarınızın kendini geliştirmesine yardımcı olabilirsiniz. Ayrıca, uzaktan çalışma herkes için farklı ihtiyaçları beraberinde getireceği için onların hayatını kolaylaştıracak destekler sunabilirsiniz.
Doğru teknolojilerden faydalanın
Uzaktan çalışmayla birçok görevin, işin ve ofis ortamının dijitalleştiğini görüyoruz. Uzaktan çalışmalı iş sürecinde toplantı, eğitim, dokümantasyon, organizasyon ve konferans gibi bir çok konuda teknolojiden faydalanmanız bu süreci en iyi şekilde yönetebilmenize olanak sağlar.
Günümüzde ofis işlerinin tamamını dijitale taşıyabileceğiniz sistemler ve yardımcı uygulamalar bulunuyor. Kapsamlı bir iletişim ve eğitim sistemi olan Vedubox, farklı modüller ve paketlerle dijitalleşme yolunda kurumsal ihtiyaçları karşılıyor. Zoom entegre olarak gelen sistemi kendi kurumsal kimliğinizle kişiselleştirebilir, böylece çalışanlarınızın sistemi kullanırken kendini işyerinde hissetmesine yardımcı olabilirsiniz.
Teknolojiyi kullanarak çeşitli faaliyetleri maliyeti en az olacak şekilde dijitale taşımak işletmenize birçok konularda katkı sağlar.
Uzaktan çalışmanın faydaları
‘Neden uzaktan çalışıyoruz?’ sorusu uzaktan çalışma rehberi için çok değerli.
Bir ofis ortamına bağlı kalmadan, konfor alanında yürüttüğünüz işlerinizi, her zaman stresten daha uzak ve yüksek motivasyon ile yürütmeye devam edebilirsiniz. Uzaktan çalışma ile zamanınızı iyi bir şekilde yönetebilir, hem işlerinizi tamamlayabilir hem de çalışanlarınıza ve kendinize vakit ayırabilirsiniz.
Aşağıda uzaktan çalışmanın etkisini en çok gördüğümüz faydalarına göz atın.
Artan motivasyon ve verimlilik
Uzaktan çalışma sistemiyle çalışanlarınız kendilerine daha çok vakit ayırabilir. Bu durum işlerini daha çok sevmelerine ve daha verimli çalışabilmelerine olanak sağlar. İşe gidip gelmek zorunda olmadıklarından vakitlerini daha verimli kullanabilirler. Süreçler doğru yönetildiğinde şirket çalışanlarının üretkenlik seviyesi de artar.
Esnek çalışma saatleri ile ekibinizin evden çalışmalarına izin vermek, işlerini ve kişisel yaşamlarını dengelemelerine izin vererek daha iyi, daha üretken ve motive olmalarına yol açar.
Kısa sürede daha iyi iş
İş süreçleri bulut tabanlı sistemlerle kolaylıkla yönetilebilir. Bulut tabanlı sistemler aynı zamanda iş sürelerini hızlandırmanızda da büyük rol oynar. İş akışını tek bir platformdan kontrol etmek size ve çalışanlarınıza zaman kazandırır.
Tüm belge ve bilgilerin tek bir çatı altında toplandığı sistemlerde, çalışanlarınız ihtiyaç duydukları her şeye kolayca erişebilir. Birbirleriyle kolayca iletişime geçebilir ve gerektikçe ekip çalışmalarını bile anlık olarak düzenleyebilirler.
Düşük maliyet
Tüm çalışanlarınızın merkezi olarak tek bir ofiste bulunmasını isteyebilirsiniz. Dirsek temasıyla buradan çalışmaları takip etmek ve istediğiniz zaman yüz yüze görüşmeler yapmak isteyebilirsiniz. Ancak bunların hepsinin ofis alanı, ofis malzemeleri ve ekipmanları gibi birçok maliyeti var.
Evden çalışan bir kadroya sahip olmak, neredeyse bütün masrafları azaltır ve büyük oranda tasarruf yapmanızı sağlar. Üstelik Global Workplace Analytics bir araştırmasında, çalışanların %36’sının ücret artışı yerine evden çalışmayı tercih edeceğini ve 1500 teknoloji uzmanının katılımıyla yapılan bir anket sonucu, ankete katılanların %37’sinin evden çalışabildikleri takdirde %10’luk bir ücret kesintisini kabul edebileceğini belirtiyor.
İş bırakmada düşüş
İşlerin yapılması konusunda çalışanlarınıza verdiğiniz güven, onların daha özgüvenli ve motive halde işlerini severek çalışmalarını sağlar. Kendi konforlu olduğu alanda çalışabilen kişiler, kendini daha özgür hisseder. Özellikle Y kuşağının iş hayatında bu kadar aktif olduğu bir dönemde bu çok önemli. Genç kuşak için çalışma süreçleri tanım ve yöntem değiştiriyor. Sizin de bu dönüşüme ayak uydurmanız, kalifiye çalışanları ekibinize katmanız ve onları ekibinizde tutmanıza yardımcı olur.
Çalışanlarınızın mutlu olması işi bırakma olasılığını da düşürür. Bir işletmenin çalışanlarını kaybetmemesi bir başarı anahtarı olduğundan yöneticiler ve patronlar için de uzaktan çalışmaya imkan vermek mükemmel bir avantajdır.
Uzaktan Çalışma Rehberi:
6 Soruda Verimli Uzaktan Çalışma
1. Uzaktan çalışmada hangi ekipler işbirliği yapmalı?
Bir işletme içerisinde ekip içi iletişiminin önemi olduğu kadar ekipler arası iletişim de kritik bir öneme sahiptir. Bu ekiplerin süreçleri yönetebilmeleri ve daha verimli bir şekilde çalışmaları adına kooperatif şekilde çalışmaları gerekiyor. Bu nedenle uzaktan çalışan ekiplerden hangilerinin daha fazla iletişimde olması gerektiğini belirleyip bu iletişimi sağlayacak sistemi kurmaya özen gösterin.
İşletmenin dijital kanallar aracılığıyla birbiriyle etkili bir şekilde iletişim kurmasını sağlayan teknolojiye ulaşmak günümüzde çok kolay. Kolayca iletişim sağlayan, ekiplerin çalışmalarını bulut tabanda birbiriyle paylaşabileceği Vedubox ile siz de ekipler arası iletişim sağlayabilirsiniz.
2. Uzaktan çalışma için hangi online iletişim uygulama ve yazılımlarına ihtiyaç var?
Uzaktan çalışma şartlarında ilk olarak etkili iletişimin sağlanması için sahip olmanız gereken teknolojiler vardır. Çeşitli iş görevlerini yerine getirmek, verileri kaydetmek, video konferans yapmak gibi birçok faaliyet için teknolojinin faydası büyüktür. Takvim, online toplantı, dokümantasyon, analiz, yönetim gibi konularda da bu teknolojilerden faydalanmak mümkün. Bu sayede teknolojiyi kullanarak faaliyetlerde bulunurken zamandan da tasarruf edebilirsiniz.
Teknoloji iş iletişimini de sadeleştirir. Tedarikçilerinizle, iş ortaklarınızla ve çalışanlarınızla sanal ortamda kolayca iletişim kurabilirsiniz. Bulut tabanlı teknolojiler, veri tabanlarının ve uzaktan depolama olanaklarının kullanımı, işletme bilgilerinin ve verilerin güvenli ve her yerden erişilebilir olmasını sağlar.
Vedubox bu konularda ihtiyacınız olan tüm uygulamalara, özelliklere ve yazılımlara sahiptir. Vedubox kullanarak iş sürecinizi profesyonel bir şekilde yürütebilirsiniz. Sahip olduğu bulut altyapısıyla, sunucu – kurulum ve teknik personel gerektirmez ve böylece uzaktan çalışmanın zorluklarını da en aza indirir.
3. Ekibiniz kullandığınız teknolojileri tanıyor mu?
Ekibinizin kullandığınız teknolojileri tanıması iş üretkenliğini ve iş verimini artırmada büyük rol oynar. Bu teknolojileri kullanmak onboarding eğitim, çalışan eğitimi, video konferans, çevrimiçi toplantı gibi faaliyetlerinizde ekibinize ve size büyük kolaylık sağlar.
Vedubox’la bütün bunları tek bir yerden yürütmeniz mümkün. Kullanım kolaylığı sayesinde zorluk çekmeden Vedubox’ın size sunduğu imkanlardan yararlanabilirsiniz. Vedubox ekibi sizlere her konuda destek olacağı için işletmenizin dijitale dönüşüm sürecini kolaylaştırır.
4. Uzaktan çalışma planının vazgeçilmez maddeleri nelerdir?
İşletmenizin en tepesinden en altına kadar bir iletişim zinciri kurmanız gerekiyor. Bu sayede kooperatif bir şekilde çalışabilirsiniz.
Çalışma saatlerinizi ve kişisel işlerine ayırdığınız zamanınızı birbirinden ayırmanız size sistemli bir şekilde çalışma olanağı sunar. Düzenli toplantılarla ekibinize ve kendinize iş motivasyonu sağlayarak planlı ve disiplinli çalışabilirsiniz.
5. Ekibin daha verimli olması için neler yapılabilir?
Ekibinizi daha üretken ve daha verimli bir hale getirmek için yapmanız gerekenler arasından çalışanlarınızın gelişimi açısından düzenli olarak eğitimler, konferanslar, ve webinar temin etmeniz en önemlisidir. Bu sayede tam etkileşimli bir sistemle çalışmak ekibinizin iş planlarını uygularken zorluk çekmemesini sağlar.
Ekibinize esneklik sağlayacak çalışma modelleri tercih etmeniz daha verimli çalışmada etkili olan bir etken diyebiliriz. Doğru teknolojiyi kullanarak kısa sürede daha çok verimli işler çıkarabilirsiniz.
6. Bazen evden bazen ofisten çalışıyoruz. Ne yapmak gerekir?
Hem evden hem ofisten çalışmaya hibrit çalışma adını veriyoruz. Hibrit modeli eğitimde sıklıkla duyduğumuz gibi ofis içi işlerde de sık sık duymaya başladık. Yaygınlaşan hibrit çalışma modelinde ilk olarak genel iş planınızı yaptıktan sonra uzaktan yapacağınız ve ofiste yapacağınız işlerinizi birbirinden ayırmanız gerekiyor. Yani, uzaktan işler planı ve ofis işleri planı yapmanız kendinize düzenli bir çalışma sistemi oluşturmanızı sağlar. Bu sayede hem evden hem ofisten çalışarak işlerinizi yürütebilirsiniz.
Vedubox gibi bulut altyapılı online platformlarla evden veya ofisten çalışarak aynı sisteme erişerek işlerinizin devamlılığını sağlamak ve verilerinizi kaydetmek, iş sürecini yönetmek ve kontrol etmek, eğitimler vermek gibi birçok faaliyet tek bir yerden mümkün.
Vedubox’ı hemen kullanmaya başlamak ve daha detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçin.
