Kurumların neden bir LMS’e ihtiyaç duyduğunu açıklamadan önce ‘LMS’ teriminin ne olduğundan bahsetmek gerekecektir. ‘LMS’ İngilizce ‘Learning Management System’ isminin kısaltması olarak kullanılır, Türkçe’de ise çoğunlukla ‘Eğitim Yönetim Sistemi’ olarak adlandırılmıştır. Bunun haricinde bazı kurumlar veya öğretim kurumları tarafından; ‘Öğrenme Yönetim Sistemi, Öğretim Yönetim Sistemi veya Öğrenim Yönetim Sistemi’ olarak isimler verilmiştir.

LMS Nedir? Temel İşlev ve Görevleri Nelerdir?

LMS’in neye veya hangi amaca hizmet ettiği konusuna gelirsek, LMS bir kurumda veya bir organizasyonda genel anlamıyla ‘uzaktan eğitim’ olarak adlandırılan tüm faaliyetleri yerine getirmek ve raporlamak üzere tasarlanan bir yazılımdır. Bu faaliyetler ilgili kişi veya kurum tarafından tercih edilen LMS’in kabiliyetleri ve performansına bağlı olsa da genel olarak bir LMS’in temel işlev ve görevlerini şu şekilde sıralayabiliriz;

• Haber ve Duyuru bölümleri oluşturarak yapılan/yapılacak faaliyetlerden kullanıcının haberdar olmasını sağlama
• Sistem üzerinde kullanıcıların oluşturulması
• Belirli formatlarda eğitim materyalinin hazırlanması
• Hazırlanan eğitim materyalinden eğitim oluşturarak; atama, takip etme, raporlama işlemlerinin yapılması
• Sanal sınıflar ve video konferanslar/toplantılar gibi senkron (uzaktan eğitimde eğitmen ve öğrencinin aynı zamanda etkileşime girmesi) uzaktan eğitim ortamlarının oluşturulması, takibi ve raporlanması
• Sınav ve anket gibi değerlendirme araçlarını oluşturma
• Detaylı Raporlama verileri sunması
• Sertifika oluşturma aracı sunması
• Sistem üzerinden senkron şekilde ödev ve görevler oluşturularak kullanıcılara bunların tanımlanması ve takibi
• Son zamanlar da özellikle ön plana çıkan; kurum hafızasını da destekleyen oyunlaştırma kurguları

LMS ile İlgili Bazı İstatistikler

Kurumların bir LMS’e neden ihtiyaç duyduğunu açıklamadan önce bazı istatistiklere ve verilere göz atmakta fayda olacaktır.

• Eğitim – gelişim departmanlarının %70’i 2020’de eğitim programları için bir LMS kullandı.      

• İşlevsellik/Fonksiyonellik ve fiyat, kurumların LMS yazılımını satın almadan önce dikkate aldığı en önemli iki faktördür. 
• Ankete katılan şirketlerin %88’inde sanal sınıf ve canlı yayın / webinar kullanıldığı tespit edildi. (2020’de bu oran %83’tü)

• Kurumların %48’i yeni bir LMS kullanmak istiyor. Yaklaşık %43’ü ise daha iyi sosyal ve işbirliği araçları istiyor. 

LMS endüstrisi katlanarak büyüyor ve yavaşlama belirtisi göstermiyor. Bu büyüme pandemi dönemiyle beraber daha da arttı, artık kurumlar da LMS konusunda daha seçici olmaya başlıyor ve bu nedenle LMS hizmeti sunan şirketlerin de bu kapsamda sistem kabiliyetleri artırmaları gerekiyor.

Kurumlar için öğrenme yönetim sistemi kullanım alanları nelerdir? 

Kurumlar için birçok avantaj sunan Vedubox bir LMS’ten çok daha fazlasını sağlıyor. Sistemi detaylı incelemek için 15 günlük ücretsiz denemenizi hemen başlatın.

Hızlı Kurulum ve Entegrasyon

Kurumlar Eğitim ve Gelişim süreçlerini yönetmek için bir sisteme ihtiyaç duymaktadırlar. Bu nedenle Kurumlar için öncelikli olan her zaman için mevcutta var olan İK sistemlerini zorlamayacak, kolaylıkla entegrasyon sağlanabilecek bir ‘LMS’ e sahip olmaktır. Kolay entegrasyon ve LMS üzerinden alınacak çalışan eğitim verilerinin kurum sistemine sorunsuz akması tercih sebebidir. Bu noktadan sonra ise daha çok firmanın LMS kabiliyetleri ön plana çıkacaktır. Bulut teknolojisi ile aynı gün kurulum yapılabilen sistemler bu açıdan her zaman tercih sebebi olacaklardır. 

Kurumlar için entegrasyon konusundan sonra ‘LMS’ sistemi için önemli olan noktaları şu şekilde gruplayabiliriz;

Maliyetlerin azaltılması: Kurumlar için ne olursa olsun öncelikli olarak bakılan mevcut durumdaki maliyetleri azaltabilmektir. Özellikle merkezi olarak yönetilen ve farklı bölgelerde çalışanlara sahip kurumlar her zaman en büyük kalemler arasında yer alan ‘eğitim ve gelişim’ maliyetlerinin düşürülmesine yönelik adımlar atmak zorundadırlar. Bu maliyetleri azaltmak için de kendilerine operasyonel ve zaman anlamında maliyet yaratmayacak bir sistem arayışı içerisindedirler. Bu nedenle sistemlerine entegre etmeyi düşündükleri LMS’in de kendilerine hem zaman hem de operasyon olarak kazanç sağlamasına yardımcı olmasını isterler. Buna örnek olarak LMS üzerinde kurum için eğitimlerin planlanabilmesini verebiliriz. Eğitim dokümanlarını sistem içerisine kolaylıkla entegre edebilmek de şirketlerin aradığı basit ama önemli çözümlerden biridir. Zira klasörlerde ve çalışanlar arasında gidip gelen e-postalar arasında kalan eğitim dokümanları günün sonun değer yaratmaktan uzak, fayda sağlamayan birer kaynağa dönüşebilmektedir. LMS içerisinde oluşturabileceğiniz eğitimlere eklenebilecek bu tarz dokümanlar ise hem kaynakların kolay güncellenebilmesini, hem de bu dokümanlar üzerinden eğitim takibini yapmak açısından fayda getirecektir.

Online Araçların Kolay Kullanımı: Kurumlar pandemi döneminde gördüğümüz gibi her zaman sınıf eğitimlerini gerçekleştirecek durumda olmayabilirler. Bu nedenle kurumların bu tarz durumlarda, sınıf içerisinde gerçekleştirdikleri eğitimlerde yapabildikleri uygulamaları veya çoğunu ellerinin altında kolaylıkla kontrol edebilecekleri bir sistem üzerinde tutma ihtiyaçları bulunmaktadır. Eğitim öncesi ve sonrası yaptıkları sınavlar ve anketler bunlara en iyi örneklerdendir. LMS üzerinde kolaylıkla oluşturularak sonuçları raporlanabilecek online sınav ve anket sistemleri kurumların taleplerinde ilk sıralarda olacaktır. Yine fiziki olarak takibi zor olan ancak sistem üzerinden kolaylıkla takibi sağlanabilecek ödev ve görevler kurumların ihtiyaçları arasında yer almaktadır.

Online Toplantı Yönetimi ve Video Konferans Sistemleri: Aslında online toplantı ve video konferans sistemleri hayatımızda çok uzun senelerdir olan terimler ancak pandemiden itibaren bu araçlar kurumlar için çok daha önemli hale geldi. Yüz yüze görüşme ve eğitimlerin durma noktasına geldiği hatta bir çok firmada durduğu noktada bu sistemler kurumlar için hayat kurtarıcı roller oynadılar. Online toplantı yönetimi sağlayan araçlar veya sanal sınıf sistemleri yapılamayan sınıf içi eğitimlerin yerine geçemese de çok iyi bir alternatif çözüm olarak kurumların imdadına yetişti. Bu araçlar sayesinde kurumlar önceliklendirdiği eğitimlerini aksatmadan gerçekleştirebildiler. Bununla beraber video konferans sistemleri de yine kurumların LMS üzerinde entegre bir şekilde kullanmayı bekledikleri araçlar arasında yer alır. Bu sistemler ile kurumlar etkinliklerini, dönemsel buluşma toplantılarını, seminerlerini bu platform aracılığıyla sağlayabilirler. Ancak video konferans sistemleri tek başına yeterli değildir. Bu araçların LMS ile entegre olarak detaylı rapor sağlaması ve ayrıca katılımcıların takvimine bildirimler göndermesi talep edilmektedir. Ancak bu şekilde gerçekleştirilen etkinliklerden sonra bir çıktı alınarak kuruma katkı sağlanabilir, yine etkinlik sonrası yayını kaçıranlar için sistemden tekrarının izlenebilmesi özelliği de ayrıştırıcı olacaktır.

Raporlama: Eğitim performansının ölçülmesi, takip edilmesi ve raporlanması kurumlar için en önemli konulardan biridir. Özellikle ön test, son test gibi uygulamalar yapan kurumlar, eğitimlerle beraber bu test sonuçlarını konsolide olarak raporlarda görmeyi talep eder ve bunu sağlayabilecek bir sisteme sahip olmak isterler. Bu yüzden bir LMS’in detaylı raporlama sistemi sunması önem taşır.  Doğru raporlama ile beraber çalışanların gelişimlerinin takip edilebildiği bir LMS her zaman için tercih sebebi olacaktır.

Mobil Uygulama: Günümüzde işyeri dışında geçen süremiz çok fazla. Bu nedenle LMS üzerinden sunulan kaynaklara ulaşım sadece bilgisayarlar üzerinden olmamalı. Hazırlanan kısa videolar, okuma kaynakları, son zamanların popüler kaynağı podcastler gibi içeriklere çalışanlar istediği zaman istediği yerden ulaşabilmeli. Bu konu e-öğrenme veya uzaktan eğitim kavramının temelini oluşturuyor. Dolayısıyla gerek IOS gerekse Android tabanlı mobil uygulaması bulunan LMS’ler her zaman kurumların ilgisini çekeceklerdir. Burada önemli olan mobile uyumlu içerikler üretebilmektir, daha önceki satırlarda bahsettiğimiz LMS içinde üretim yapabilenler bu konuda daha şanslı olacaklardır.

Çok Dilli Sistem: Özellikle global piyasada çok uluslu olarak çalışan kurumlar her zaman için farklı dillerin desteklendiği sistemleri tercih etmektedirler. Her ne kadar günümüz dünyasında İngilizce dili kabul edilen ortak dillerin başında gelse de yerel dillerde arayüz sağlamak çalışanları memnun etmektedir. Çalışanlar arayüz dışında kendi dillerinde eğitim kaynaklarına da ulaşmak istemektedir. Bu özellikleri sağlamak için İK sistemlerine entegre edilebilecek çok dil özelliği sunabilen Eğitim ve Gelişim Yönetim sistemine ihtiyaç duyulacaktır.

Entegre Bildirim Servisleri: Kurumların bir LMS kullanma sebeplerinden biri de çalışanlarını anlık olarak bilgilendirebilme servisine ihtiyaç duymalarıdır. Bir eğitim duyurusu, eğitim ataması, etkinlik haberi veya sınav bildirimi gibi durumlarda LMS’ler in entegre olarak anlık sağladıkları mail ve/veya sms (kısa mesaj) servisleri kurumları manuel ve operasyonel süreçlerden uzak tutarak büyük bir zaman ve operasyon tasarrufu sağlamalarına yardımcı olacaklardır.

Sertifikasyon: Her eğitimde olmasa bile kurumların da eğitim sonunda sertifika sunacakları eğitimler mevcuttur. Ya da bazı koşullarda başarı sertifikası vermeleri ihtiyacı doğabilir. Bu nedenle sistem üzerinden sertifika sunabilmek hem çalışanları motive edecek hem de verilen eğitimin değerini artıracaktır. Dolayısıyla kurumlar entegre bir sertifikasyon sistemi sunan bir uygulamayı tercih edeceklerdir. Bu koşulları sağlayan bir LMS’de tercih sebebi olacaktır.

Oyunlaştırma: Oyunlaştırma ve oyun kelimeleri birbirleriyle kolaylıkla ve çok sık karıştırılan kelimeler arasında yer alır. Aslında oyunlaştırma, oyun öğelerinin oyun dışı alanlarda motivasyonu artırma amacıyla kullanılmasıdır.

Buna bağlı olarak bir sistem üzerinde çalışanların daha fazla vakit geçirmesinin ve  bir motivasyon aracının sağlanması önemlidir. Eğitim ve Gelişim Yönetim sistemi bunu elde etmek için değerli bir yazılımdır. LMS’ler üzerinde en çok kabul gören ve oyunlaştırma öğeleri arasında yer alan; Puan ve Rozet Sistemi,  Liderlik Tablosu gibi modüller yine LMS içerisinde yer alan bir ‘Sosyal’ uygulama ile entegre bir şekilde çalışarak çıktı verebilmektedir. Bu şekilde kurumların en çok şikayetleri arasında yer alan ‘sistemi kullanmıyorlar, sisteme girmiyorlar’ şikayetleri de önemli ölçüde azaltılacaktır.

Arayüz ve Kullanım: Kurumlar çalışanlarını sistemleri içerisinde tutmakta her zaman zorlanmaktadırlar, özellikle konu eğitim olduğu zaman bu zorluğun derecesi daha da artmaktadır. Bunun sebeplerinden biri olan arayüz ve kullanıcı deneyimi çoğu zaman unutulabilen veya atlanılan ancak özellikle son kullanıcı tarafında çok önemli olan ve eksikliğinde telafisi olmayan sonuçlar doğurabilecek özellikler arasında yer alır.  Kullanıcı Deneyimi ve Kullanıcı Arayüzü bir LMS için olmazsa olmaz özelliklerdendir. Kurumların bir LMS’e ihtiyaç duyma özelliklerinden biri de aslında budur. Güçlü bir arayüz ve kullanıcı deneyimi sunabilen bir LMS kurum için paha biçilemez bir motivasyon kaynağı olarak değerlendirilebilecektir.

Yukarıda saydığımız tüm özellikler kurumların bir LMS’e neden ihtiyaç duyduğunu açıkça gözler önüne sermektedir. Bu noktada önemli olan kurumların ihtiyaçlarını doğru tespit ederek ‘terzi yöntemiyle’ bir çözüm sunabilecek, gerekirse LMS üzerinde sağladığı faydaları kurumun taleplerine göre özelleştirebilecek bir sistem sunabilmektir. 

Vedubox, bir LMS’ten daha fazlasını sunuyor

Ekiplerin büyümesine yardımcı olmak için bir LMS’ten daha fazlasına ihtiyaç var. Akıllı organizasyonlar geliştirirken çalışanlarınızı öğrenme yolunu kusursuz bir şekilde kurgulamalısınız. Sürekli öğrenme kültürünü kurumunuzda yaygınlaştırırken; eğitim kalitesi kadar interaktif iletişimin de önemi büyük. Vedubox’ın; oyunlaştırma özellikleri, internaktif video, sanal sınıf, canlı ders gibi özellikleri ile ekibinizin etkileşimini ve motivasyonunu artırabilirsiniz. Hemen bir demo talep edin ya da ücretsiz 15 günlük kullanıma başlayın.